Путевка для легкового автомобиля - STROYALT.RU

Путевка для легкового автомобиля

Путевка для легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля 2021 скачать бланк бесплатно

Форма путевого листа легкового автомобиля (унифицированная форма № 3, ОКУД 0345001) утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
Начало действия документа: 01.12.1997.

Скачать бланк Путевой лист легкового автомобиля в excel (XLS)

Комментарий: Согласно информация Минфина России № ПЗ-10/2012 с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения 2021-2026 года
Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
Начало действия документа: 01.01.2021.
Срок действия документа ограничен: до 01.01.2027.
Скачать Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368 (pdf)
Смотреть список обязательных реквизитов и порядок заполнения (содержание приказа) этой странице.
Об основных изменениях в новом приказе:
• Перечень обязательных реквизитов путевого листа дополнен «сведениями о перевозке», которые должны отражать информацию о видах сообщения и видах перевозок.
• Новые правила отдельно устанавливают, что журнал регистрации путевых листов ведется на бумажном носителе либо в электронной форме. Страницы бумажного журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы. В случае ведения журнала в электронной форме внесенные в него сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью. Также предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе.

Новости
Новое от 15.03.2021: Минтранс РФ в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ уточнил, какую информацию указать в поле «Вид перевозок» при заполнении путевого листа в случае перевозки группы детей.

Новое от 19.02.2021: Минтранс РФ в письме от 15.01.2021 № ДЗ-66-ПГ уточнил новые правила заполнения путевых листов. Подробнее на этой странице.

Новое от 10.09.2020: Минтранс сообщил, что с 1 по 30 октября 2020 года транспортные компании и операторы электронного документооборота примут участие в эксперименте по внедрению электронной транспортной накладной (ЭТрН) и электронного путевого листа (ЭПЛ) на автомобильном транспорте при перевозке пассажиров и грузов. В ходе эксперимента будут протестированы механизмы оформления первичных перевозочных документов в электронном виде. Пилотной зоной эксперимента выбраны территории Москвы, Татарстана, Московской, Калужской, Рязанской областей и Краснодарского края. Обмен электронными первичными перевозочными документами между участниками транспортно-логистической цепочки и федеральными органами исполнительной власти, осуществляющими контрольно-надзорные, разрешительные и фискальные функции, будет осуществляться в режиме 24/7/365. При этом, учитывая требования российского законодательства, документы в рамках эксперимента будут заполняться как в электронном, так и в бумажном виде.
Замминистра транспорта Алексей Семенов в связи с этим отметил: «Существующий механизм оформления транспортной накладной и путевого листа «на бумаге» требует от всех участников рынка перевозок существенных временных и финансовых затрат. Перевод же их в цифру обеспечит качественно новый уровень документооборота, что для бизнеса означает сокращение затрат, а для государства – прозрачность контроля. Проводимый Минтрансом совместно с ведущими участниками рынка эксперимент призван наглядно доказать работоспособность информационной системы и надежность цифровой платформы».

Новое от 08.08.2020: Митранс РФ опубликовал проект приказа «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» в котором обновит требования к обязательным реквизитам и порядку заполнения путевых листов. Ссылка на проект приказа: regulation.gov.ru
Согласно проекту путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
— наименование и номер путевого листа;
— сведения о сроке действия путевого листа;
— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
— сведения о транспортном средстве;
— сведения о водителе;
— сведения о перевозке.
О новом в проекте приказа:
• Ведомство поясняет, что реализуемый механизм «регулярной гильотины» предполагает отмену с 1 января 2021 года всех нормативных правовых актов, устанавливающих требования, соблюдение которых подлежит проверке при осуществлении государственного контроля (надзора). Соответственно, действующий приказ от 18.09.2008 № 152, утверждающий обязательные реквизиты и порядка заполнения путевых листов, будет упразднен.
• Перечень обязательных реквизитов путевого листа предполагается дополнить «сведениями о перевозке», которые будут отражать информацию о видах сообщения и видах перевозок.

Новое от 21.06.2019: Минтранс РФ в письме от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ис уточнил, надо ли в путевом листе отражать детализированный маршрут перевозки для целей подтверждения транспортных расходов (информация о маршруте не является обязательной для путевого листа).

Новое от 27.04.2019: Минтранс России в письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ поясняет, как оформить один путевой лист на нескольких водителей.

Новое от 29.10.2018: Минтранс в письме от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС сообщает, какие отметки должен содержать каждый путевой лист. (Выдержка: Путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с места его постоянной стоянки. При этом в нем обязательно должны быть проставлены отметки о проведенном предрейсовом медосмотре водителя и предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства).

Определение. Выдержка из Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78:
Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте:

Путевой лист легкового автомобиля (форма N 3) является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом. Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа

Путевой лист является одним из первичных учетных документов, который применяется на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Транспорт может быть как арендованный, так и личный. Разберемся в тонкостях заполнения путевого листа с учетом изменений 2021 года.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Роль документа

Путевой лист должны оформлять индивидуальные предприниматели и юридические лица. Документ решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

  • его техническое состояние;
  • пройденный километраж;
  • часы работы водителя;
  • совершенные переезды в течение смены;
  • расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники, строительной техники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

  • водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
  • бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
  • сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
  • если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
  • путевой лист.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

Внимание! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности заполнения листа

С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС.

Как заполнить путевой лист

Информация по заполнению путевых листов представлена в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Документ заменил ранее действующий приказ ведомства от 18 сентября 2008 года № 152.

В качестве примера рассматриваем путевой лист легкового автомобиля (измененная унифицированная форма № 3). Наши бланк и образец уже включают в себя новые обязательные реквизиты 2021 года.

Итак, в лист по порядку вписываются:

  1. Серия и номер листа.
  2. Дата составления документа.
  3. Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
  4. Название организации, составившей документ, и ее адрес.
  5. Код по ОКПО.
  6. Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
  7. Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2021 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
  8. Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
  9. Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2021 года.
  10. Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.
Читайте также  Узнать информацию по инн

Кроме того, вписывают сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь отмечают:

  • кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
  • адрес подачи;
  • время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
  • подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения на парковку, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию подписью водителя.

С правой стороны документа указываются:

  • сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
  • затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
  • затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется:

  • адрес, откуда автомобиль выехал;
  • место назначения;
  • время выезда и возвращения;
  • пройденный километраж;
  • подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Подробнее о новых реквизитах 2021 года

Обновленные правила заполнения путевых листов, также содержащие перечень новых реквизитов, закреплены в применении приказом Минтранса РФ от 11 сентября 2020 года № 368. Срок их действия — с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.

Сведения о перевозке

Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:

  • регулярная перевозка пассажиров и багажа;
  • перевозка пассажиров и багажа по заказу;
  • организованная перевозка группы детей;
  • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
  • перевозка для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве

С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.

Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены. Писать нужно только полные километры пробега.

Отметки о медосмотре и техническом контроле

Контроллер технического состояния авто при нормальном состоянии должен написать в листе: «Выпуск на линию разрешен» и заверить это своей подписью.

Медик в путевом листе не только должен расписаться в удовлетворительном состоянии водителя, но и прописать:

  • перед рейсом: «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
  • при возвращении со смены после осмотра: «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Если в лист вписаны несколько водителей, то отметку нужно делать для каждого из них.

Можно ли обойтись без путевого листа?

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

О журнале учета путевых листов

С 2021 года такой документ организация имеет право вести как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае есть одно условие: наличие усиленной квалифицированной подписи.

Образец заполнения путевого листа

В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевого листа — это документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Он нужен, чтобы списывать топливо в состав расходов. Скачайте на этой странице образец заполнения путевого листа, а также — прочитайте про все изменения.

Форма путевого листа в 2021 году

Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.

Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.

Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике. Если вы уже используете какую-либо форму, доработайте ее под новые требования. О них ниже.

После регистрации в сервисе МойСклад вы бесплатно получите:

  • образец типовой учетной политики компании,
  • полезные документы, которые нужны в торговле.

Путевые листы 2021: изменения

Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Сведения о перевозке . В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2021 года:

  • регулярная перевозка пассажиров и багажа,
  • перевозка пассажиров и багажа по заказу,
  • организованная перевозка группы детей,
  • перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
  • перевозка грузов,
  • перевозка для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.

Медосмотр и техконтроль . После проверки, если неполадок нет, ответственный сотрудник должен проставить отметку «Выпуск на линию разрешен».

По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2021 года можно здесь.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2021 год в приказе от 11.09.2020 № 368.

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:

  • Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
  • Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
  • Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
  • Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
  • ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
  • Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
  • Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.

Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля

Для легковушек в основном используется путевой лист по форме № 3. В документе надо указать все обязательные в 2021 реквизиты.

Образец заполнения путевого листа для грузового автомобиля

Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:

  • Форму N 4-с. Ее используют в компаниях, которые оплачивают труд водителей сдельно.
  • Форму N 4-п. Этот документ применяют, чтобы учитывать рабочее время водителя, который получает деньги за отработанный период.
  • Форму N 4-м. Этот путевой лист подойдет для тех, кто занимается междугородними перевозками и доставками.

Срок действия путевого листа в 2021 году

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

В день делается один или несколько рейсов в течение смены

До старта первого рейса

Рейс продолжается больше одной смены

До начала рейса

На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена

Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.

Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. В 2021 нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.

Штраф за отсутствие путевого листа

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

Журнал учета путевых листов в 2021 году

ИП и компании могут в 2021 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.

Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:

Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.

Таблица, в которой указывают:

  • номер путевого листа и дату его выдачи,
  • данные водителя и его табельный номер,
  • гаражный номер автомобиля;
  • подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.

Хранить журнал выдачи путевых листов, их учета и регистрации путевых листов надо пять лет. Если журнал ведется в бумажной форме, страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если в электронной — подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.

Часто задаваемые вопросы

Нужен ли путевой лист для ИП?

Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.

Читайте также  В какой срок меняют паспорт

Можно ли использовать электронный путевой лист?

Пока нет. Эксперимент с электронными путевыми листами проходил Москве, Московской, Калужской, Рязанской областях, Республике Татарстан и Краснодарском крае. По всей стране такой формат планируют ввести в июля 2022 года.

Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации?

Путевые листы и журнал их учета надо хранить пять лет.

Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля?

Для грузовиков порядок заполнения путевых листов в 2021 году мы разобрали в этом разделе.

Какой бланк путевого листа легкового автомобиля лучше использовать?

Лучше взять путевой лист по форме 3. Сегодня эту форму используют чаще всего и дорабатывают при необходимости. Скачать образец путевого листа 2021 года можно здесь.

Кто имеет право подписывать путевые листы?

Сотрудник, который отвечает за путевые листы, контроллер техсостояния машины, медработник. В небольших компаниях обычно за диспетчера подписывает бухгалтер, а за механика — водитель.

На какой срок выдается путевой лист?

Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одной смены.

Путевой лист автомобиля: для чего нужно оформлять и в каких случаях

С 1 января 2021 года правила заполнения путевых листов изменились. Случаи, в которых он необходим, расширились. В статье расскажем, когда нужен путевой лист и как правильно его оформить по новым правилам.

Что такое путевой лист и для чего он нужен

Путевой лист — это документ учета и контроля работы транспортного средства и водителя.

Закон запрещает перевозить пассажиров, багаж и грузы транспортными средствами без оформления путевого листа (ФЗ от 08.11.2007 N 259-ФЗ).

Путевой лист входит в число обязательных документов, которые должен иметь при себе водитель корпоративного автомобиля. Эта обязанность прописана в пункте 2.1.1 Правил дорожного движения.

С 1 января 2021 года путевой лист нужно оформлять на каждое ТС юрлица или ИП, а не только на те, которые перевозят грузы, пассажиров и багаж. Это правило введено приказом Минтранса N 368 от 11.09.2020 года.

Путевой лист — основной документ, подтверждающий фактический расход ГСМ на производственные цели. Стоимость израсходованных ГСМ включается в расходы по видам деятельности или в составе прочих расходов.

Также путевой лист можно использовать как первичный документ для подтверждения факта оказания услуг и их объема, если прописать это в договоре.

Когда и на какой срок заполняется путевой лист

Документ выдается либо на один день, либо на один рейс до выхода в рейс (Приказ N 368, пункт 9).

Если длительность рейса превышает продолжительность смены или рабочего дня, путевой лист будет действовать весь рейс.

Если в течение дня или смены рейсов несколько, оформить путевой лист нужно перед первым рейсом. Действовать такой путевой лист будет один день.

Если в ходе поездки управлять автомобилем будут несколько водителей поочередно, то перед рейсом путевой лист должен выписываться на каждого водителя отдельно.

Обычно форму заполняет диспетчер или другой уполномоченный сотрудник. Эта обязанность должна быть установлена приказом руководителя, так как работник несет ответственность за допущенные при оформлении ошибки.

В каких случаях можно не заполнять путевой лист

Не заполнять путевой лист можно в случаях, когда автомобиль организации используется в личных целях водителя.

Во всех остальных случаях с 1 января 2021 года путевой лист нужно оформлять на любой рейс транспорта, который принадлежит организации или предпринимателю.

Правила заполнения путевого листа

Единой обязательной формы путевого листа в законодательстве нет. Каждая организация может разработать собственный бланк. За основу можно взять унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа N 368.

Типовая форма путевого листа для грузового автомобиля

Разработанную форму путевого листа обязательно нужно утвердить в учётной политике организации в виде приложения.

В приказе N 368 перечислены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в путевом листе с 1 января 2021 года:

  1. наименование и номер путевого листа;
  2. сведения о сроке действия путевого листа;
  3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  4. сведения о транспортном средстве;
  5. сведения о водителе;
  6. сведения о перевозке.

Заполнять бланк можно и вручную, и на компьютере — как удобнее.

Уполномоченный сотрудник указывает в форме:

  1. Номер путевого листа. Он указывается в заголовочной части в хронологическом порядке. В наименовании путевого листа также указывается тип транспортного средства.
  2. Срок действия. Если лист выдается на один день, ставится только дата выдачи — число, месяц, год. Если рейс займет несколько дней или недель, то вписываются две даты — начала и окончания срока, в течение которого документ действителен.
  3. Сведения о владельце автомобиля.

Для юридических лиц:

  • наименование;
  • организационно-правовая форма;
  • адрес и телефон;
  • ОГРН.

Для индивидуальных предпринимателей:

  • ФИО предпринимателя;
  • почтовый адрес, телефон;
  • ОГРНИП.
  1. В разделе сведения о транспортном средстве нужно указать:
  • Тип, марку (до 2021 года не требовалось), модель автомобиля и прицепа/полуприцепа (при наличии).
  • Госномер транспортного средства и прицепа/полуприцепа (при наличии).
  • Показания одометра перед выездом со стоянки и после возврата на нее с подписью уполномоченного сотрудника или индивидуального предпринимателя, если автомобилем управляет он сам.
  • Дату и время в часах и минутах предрейсового или предсменного технического осмотра ТС за подписью контролера с отметкой о разрешении выпуска на линию.
  • Дату и время выпуска на линию и возврата ТС.

Если водитель ездит в машине один и без груза, предрейсовый техосмотр не нужен. Если же будет хотя бы один пассажир, то проведение технического контроля обязательно (п. 2 статьи 20 ФЗ «О безопасности дорожного движения»).

Раздел сведения о водителе должен содержать:

  • ФИО водителя;
  • дату и время проведения предрейсового медицинского осмотра. Мед работник ставит подпись, расшифровку и отметку о допуске водителя к исполнению обязанностей;
  • дату и время проведения послерейсового медосмотра, если водитель перевозит пассажиров или опасные грузы. Также подпись, расшифровку медработника и отметку о прохождении послерейсового медосмотра.

С 2021 года введен новый порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле:

  • по результатам предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
  • по результатам послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Отметки ввели, чтобы привести в соответствие порядок заполнения путевых листов порядку проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, утвержденному Приказом Минздрава РФ от 15.12.2014 № 835н. В каком виде должна быть проставлена эта отметка в приказе не обозначено, вероятнее всего, медики, как и раньше, будут использовать соответствующие штампы.

Подробно о правилах проведения медицинских предрейсовых осмотров рассказали в статье.

Блок сведения о перевозке (введен с 1 января 2021 года). В нем заполняются две графы:

  • Вид сообщения — городской, пригородный, междугородный, международный. Поле заполняется при перевозке грузов и пассажиров и багажа.
  • Вид перевозки — регулярная, по заказу, перевозка легковым такси. Заполняется только в случае перевозки пассажиров и багажа.

Кроме обязательных полей организация может добавлять в путевой лист дополнительные реквизиты. Все оформленные путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов.

С 2021 года журнал можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Для электронного журнала обязательна возможность распечатки. Сведения, вносимые в электронный журнал, должны заверяться усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с ФЗ N 63 «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 г.

Кто контролирует наличие путевого листа

Проверять путевые листы могут несколько инстанций:

  1. ГИБДД и Транснадзор контролируют ведение путевых листов для обеспечения безопасности дорожного движения.
  2. Налоговая инспекция запрашивает путевые листы при проверке правильности учета расходов на ГСМ, а также при выездных и камеральных проверках.
  3. Трудовая инспекция может проверить путевые листы на соблюдение норм времени труда и отдыха сотрудников.

Штрафы за отсутствие путевого листа

За отсутствие путевого листа водитель получит штраф по части 2 статьи 12.3 КоАП РФ в размере 500 рублей или предупреждение.

Другие меры не предусмотрены.

Однако, отсутствие путевого листа может повлечь дополнительную, более серьезную ответственность:

Нарушение правил проведения медицинского освидетельствования водителей

Отсутствие медицинского осмотра у водителя

Отсутствие предрейсового контроля технического состояния ТС

Допуск к управлению водителя в нетрезвом состоянии или не имеющего права управлять ТС

Проверка штрафов для юрлиц

Контролируйте штрафы автоматически: получайте отчет о новых штрафах, оплачивайте их с рсч. или поручите оплату нам.

Основные изменения о путевых листах в 2021

Обязанность оформления путевых листов закреплена законодательством. Документ отражает основные показатели учета работы транспорта и водителей.

Заполнять форму нужно внимательно и достоверно, т.к. путевой лист предъявляется в налоговую службу для подтверждения расходов предприятия.

Главное, что изменилось в правилах оформления путевых листов в 2021 году:

  1. Появился новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»;
  2. В разделе «Сведения о транспортном средстве» надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.
  3. Необходимо проставлять отметку о медосмотре и техконтроле.
  4. Журнал регистрации путевых листов можно вести в электронной форме.

Путевой лист легкового автомобиля 2021: образец заполнения

Эксплуатация служебного транспортного средства в обязательном порядке должна быть оформлена путевыми листами. С 1 марта 2019 года применяются новые правила внесения в них данных.

Как правильно заполнить путевой лист после изменений в 2021 году, расскажет специалист КонсултанПлюс в коротком видео в начале статьи.

Для чего нужен путевой лист?

Путевыми документами подтверждаются сведения о пробеге, связанные со служебными перемещениями на транспорте организации. На их основании:

  • происходит списание расходов на приобретение бензина;
  • начисляется заработная плата водителю.

Документ позволяет учитывать и контролировать работу водителя и эксплуатацию рабочего автомобиля (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Кто заполняет путевой лист?

  1. На каждое из средств передвижения, допущенных к эксплуатации, заполняется индивидуальный путевой лист, действующий одну смену. Если выход в рейс связан с командировкой продолжительностью более одной рабочей смены, то выдается на более длительный срок. Производится это диспетчером или иным лицом, назначенным приказом по организации, как ответственным за составление и учет путевых документов. В случае эксплуатации автомобиля несколькими водителями рекомендуется на каждого из них оформить отдельный документ.
  2. Перед выездом автомобиля с парковки и при возвращении на неё в конце рабочего времени ответственное лицо указывает в путевом листе точные сведения о дате, времени и показания прибора учета пробега (одометра).
  3. Обязательными являются и отметки медработника, допустившего водителя в рейс по результатам предварительного и послерейсового осмотра.
  4. Контролер отмечает в документе пункт о техническом состоянии транспортного средства перед началом эксплуатации.

Все подготовленные листы фиксируются в журнале учета и впоследствии хранятся в течение пяти лет.

Какую форму использовать?

Законодательство не обязывает организации использовать какую-то строго установленную форму документа. Разрешено ее разработать индивидуально для своей компании и закрепить в учетной политике.

Читайте также  Расторгнутые договоры или договора

Основой же может послужить унифицированный бланк, представленный в приложении к Постановлению Госкомстата № 78 от 28.11.1997.

Новый бланк путевого листа легкого автомобиля по форме 3 с учетом всех требований изменившихся в 2021 году:

Важным является полнота необходимых реквизитов. Наличие обязательных пунктов, которые должны присутствовать в путевом листе, обусловлены требованиями:

  • Приказа транспортного ведомства № 152 от 18.09.2008 г.;
  • ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
  • наименование организации, которая составила лист;
  • название документа;
  • дата оформления;
  • сведения о транспортном средстве, водителе, сроке действия документа;
  • должности, подписи и расшифровка подписей ответственных лиц.

Внесены изменения в правила заполнения путевых листов на основании Приказа Минтранса от 21.12.2018 № 467, которые вступили в действие с 01.03.2019 года.

Образец заполнения путевого листа в 2021 году

Здесь предложены образцы нового путевого листа легкового автомобиля 2021 года.

Правила заполнения путевого листа для легкого автомобиля в 2021 году

Особенности заполнения документа прописаны в пунктах 9-18 Приказа Минтранса № 152.

Обязательно указывается порядковый номер в соответствии с хронологией и журналом учета, а также прописываются сведения:

  1. О владельце ТС:
  • правовая форма юридического лица;
  • наименование компании;
  • ОГРН, местонахождение и телефоны.
  1. Об автомобиле:
  • тип ТС (легковой) и модель;
  • реквизиты номерного знака;
  • показания километража пробега (одометра), которые снимаются в момент выезда с места парковки и при возвращении на нее по окончании смены;
  • дата и время с фиксацией часов и минут выезда и возвращения;
  • дата и точное время прохождения технического контроля автомобиля, предваряющего выход в рейс.
  1. О водителе, который допущен к эксплуатации ТС в рабочую смену:
  • ФИО;
  • данные прохождения осмотра медика перед рейсом и после с указание точной даты и времени.

Приказ Минтранса № 467 исключил обязанность проставлять в путевой лист штамп работника медицинского профиля, проводившего осмотр водителя. Достаточно заверить его подписью и расшифровкой.

Свою особенность заполнения имеют путевые листы, которые заполняются на один автомобиль и нескольких водителей, управляющие в течение дня посменно. Тогда начальные дата, время и показания километража прописываются в лист того из водителей, кто первым выезжает с парковки, а конечные данные – в лист заезжающего на парковку.

Отразите в путевом листе маршрут движения легкового автомобиля с указанием пунктов следования, расхода бензина в соответствии с показаниями приборов и фактических затрат.

Период действия путевого листа может быть, согласно п. 4 приказа Минтранса от № 152:

  • один трудовой день, когда водитель за его продолжительность совершает один и более рейсов. В документе фиксируется дата (ЧЧ, ММ, ГГГГ);
  • срок более одного рабочего дня в соответствии с длительностью рейса. Указываются даты его начала и окончания.

Инструкция: заполняем путевой лист легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля — это отдельный вид первичной подтверждающей документации. Его должны оформлять все организации, эксплуатирующие транспортные средства. Если документ заполнить неправильно, налоговая не признает его законным.

Для чего нужен путевой лист

В бюджетных организациях этот первичный документ применяется для учета работы легкового автомобильного транспорта. Также он является основанием для начисления заработной платы водителю и списания ГСМ. Если путевка, как его часто называют, составлена с нарушениями, то включить в расходы затраты на горючее нельзя. К учету принимают только правильные документы.

Обратите внимание, что эксплуатировать автомобиль без путевого листа незаконно. Конечно, это условие касается только организаций. Частные собственники легковушек не имеют никакого отношения к путевым листам. Но и в этом правиле есть исключения. Например, если гражданин использует свою машину для выполнения служебных обязанностей по согласованию с начальством, то организация в таком случае уже обязана оформить путевой лист. Если работник поехал на подписание договора на своем транспорте, но с разрешением руководства, то путевка обязательна. А если сотрудник добирается до основного места работы на личной машине, то ни о каком путевом листе для такой поездки и речи не идет.

Путевой лист — это своего рода юридическое подтверждение того, что транспорт использовался. Первичный документ решает сразу несколько проблем:

  • фиксирует пробег, чтобы работники не эксплуатировали машины в личных целях;
  • регистрирует количество израсходованного топлива для предупреждения фактов краж на предприятии;
  • определяет занятость водителя для начисления заработной платы за фактически отработанное время;
  • подтверждает допуск водителя к управлению авто (речь идет о медицинском осмотре и наличии водительских прав, допуска у работника);
  • позволяет подтвердить вышеперечисленные расходы при исчислении налогового обременения экономического субъекта.

Простыми словами, путевой лист заполняют не только чтобы предоставить налоговому инспектору на проверку. Путевка используется для порядка в организации: чтобы не допустить хищений, подтвердить допуск, сделать верные начисления. И только потом все это зафиксировать в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Учитывайте изменения

Организации вправе не использовать унифицированные бланки первичной документации, а разработать собственные, которые раскрывают все необходимые сведения. Новая форма путевого листа легкового автомобиля 2020 года, вступившая в силу еще с 15.12.2017, утвержденная приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476, не обязательна к применению. Но придется учесть важные изменения, которые предусмотрели чиновники.

Законодательство в отношении первичной документации обязывает пользователей соблюдать определенные требования. Конкретные требования установлены в отношении обязательных реквизитов первички. Документ должен раскрывать конкретные сведения об операции. В противном случае его признают ничтожным и не примут к учету.

Обязательные реквизиты путевого листа

Общие требования к первичной документации закрепляет статья 9 закона № 402-ФЗ и пункт 25 Федерального стандарта № 256н. Только полное раскрытие следующих реквизитов разрешает принять путевой лист к бухгалтерскому и налоговому учетам:

  • наименование первички: «Путевой лист»;
  • дата составления бумаги;
  • наименование субъекта учета, составившего документ, то есть указывается наименование организации;
  • содержание факта хозяйственной жизни, для путевого листа — это эксплуатация автомобиля;
  • величина натурального или денежного измерения с указанием единиц измерения, в путевом листе раскрывается сразу несколько показателей, это и остаток ГСМ (бензин, газ, дизельное топливо), это и нормы рабочего времени водителя (часы, смены для начисления заработной платы), это могут быть и другие показатели, в зависимости от специфики деятельности, например пройденные км;
  • наименование должности работника, лица, отразившего операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности работника, лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности;
  • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц, например указание реквизитов доверенности, на основании которой действуют доверенные лица.

Но этих требований для бланка путевого листа легкового автомобиля недостаточно. Перечислены только требования, актуальные для бухучета. А путевой лист — это специфическое разрешение на эксплуатацию транспортного средства. Следовательно, нужна дополнительная информация.

Так, приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. приказа № 476 от 07.11.2017) закрепляет ряд специфических сведений, которые необходимо раскрыть при заполнении путевого листа. К таковым следует относить:

Сведения путевого листа

Комментарии, что и как требуется раскрыть

Наименование и номер путевого листа

Номер документа устанавливается только в хронологическом порядке. Дробных чисел (100/1) или буквенных дополнений (100а) быть не должно.

Сведения о сроке действия путевого листа

Максимум один месяц. Транспортные компании при осуществлении перевозок должны выписывать путевые листы каждый день.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

Сведения о транспортном средстве

Тип автомобиля, государственный регистрационный знак, показания одометра, дата и время выезда, возвращения, дата и время проведения ТО.

Сведения о водителе

Ф.И.О. водителя, номер водительского удостоверения, дата и время прохождения медосмотра.

Какой бланк использовать

Унифицированный бланк путевого листа легкового автомобиля утвержден постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. С 26 февраля изменился перечень обязательных реквизитов: добавили строку «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» и исключили печать организации.

Организация вправе самостоятельно разработать свою форму листа путевки и закрепить ее в учетной политике для целей бухучета. Не забудьте про обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в таком бланке.

Так выглядит путевой лист легкового автомобиля, форма 3. Скачайте его в качестве образца.

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля

Бумагу следует оформлять на каждый автомобиль. Это относится как к собственному транспорту бюджетной организации, так и к арендованному, даже если работник использует собственную машину в служебных целях. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то на одну машину разрешается заполнить сразу несколько путевок для каждого водителя. Информация о выданном документе вносится в журнал выдачи путевых листов. Оформленные документы хранят в течение 5 лет.

Автотранспортные предприятия заполняют путевки ежедневно. Другие вправе делать это с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но не реже чем один раз в месяц. Если заполняется образец путевого листа легкового автомобиля на месяц, может потребоваться его редактирование.

Заполняет бланк уполномоченный сотрудник: диспетчер или секретарь автохозяйства. Все путевки нумеруют.

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевку проверяет механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, и заверяет своей подписью с указанием Ф.И.О. Проверяются показания одометра, расход топлива и т. д. Показание одометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего. Разница между показаниями на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу. Кроме того, указывается марка горючего, поступление и использование ГСМ.

Показатель «Расход горючего по норме» указывают в соответствии с теми нормами расхода топлива, которые утверждены в бюджетной организации приказом руководителя.

В обязательном порядке ставятся отметки медработника о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотров. По результатам предрейсового осмотра медработник делает запись «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

На обратной стороне путевки указывается информация, куда следует автомобиль. В противном случае она не является подтверждением расходов на приобретение ГСМ.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Ответственность

За привлечение к работе сотрудников, не прошедших обязательный медосмотр, предусмотрена административная ответственность. А если нет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, бюджетную организацию оштрафуют.

Трудовая инспекция оштрафует (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП):

  • организацию — на сумму от 110 000 до 130 000 руб.;
  • должностных лиц (например руководителя) — от 15 000 до 25 000 руб.

Водителя накажут сотрудники ГИБДД. За управление транспортным средством организации без путевого листа предусмотрен штраф в сумме 500 рублей (статья 12.3 КоАП). Но на первый раз инспекторы ГИБДД часто ограничиваются устным предупреждением.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: