Правильность заполнения трудовой книжки - STROYALT.RU

Правильность заполнения трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки: основные правила

На днях Минтруд внес в правительство законопроект, который предполагает полный переход на электронный формат трудовых книжек с 2021 года. Но пока разберемся в правилах ведения обычных бумажных трудовых. Как делать записи, допустимы ли сокращения, чем отличаются друг от друга термины «расторжение» и «прекращение» трудового договора?

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо. При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может. Согласно п. 44 Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение приходно-расходной книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

В п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  • допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
  • чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются, о чем есть предупреждение в п. 11 Правил Постановления Правительства № 225. Часто работодатели задают вопрос: можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации? Если буквально подходить к соблюдению правил, то такой подход не является соответствующим требованиям по оформлению записей в трудовую книжку. Но, как правило, госинспекции по труду не привлекают работодателей к ответственности, если название организации проставляется штампом. Однако важно, чтобы штамп проставлялся правильно: горизонтально, не захватывая лишние графы (в графе 3) и т.д.

В п. 11 Правил Постановления Правительства № 225 содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. И эта норма вступает в противоречие с Постановлением Минтруда № 69, в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже. Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна.

Как заполнить титульный лист

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек:

Сведения о приеме на работу в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами.

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.

  • Сведения о переводах

Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают.

При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.

В графе 2 — дату перевода.

В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) ». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).

  • Запись о времени военной службы

В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

В графе 3 делается запись следующего характера: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018».

В графе 4 указываем военный билет. Например, «Военный билет ГТ № 111112».

Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно п. 21 Постановления Правительства № 225, может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в Постановлении Минтруда № 69:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»?

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу

Недавно мы писали о том, как правильно организовать работу по приобретению и обороту трудовых книжек. Сегодняшний материал посвящен тому, как заполнять этот документ при приеме сотрудника и его переводе. Важно делать это правильно, ведь в страховой стаж работника засчитываются только те периоды, которые оформлены в полном соответствии с законом.

Общие правила записи в трудовых книжках

Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Общие правила таковы:

  1. На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.
  2. Даты следует указывать в цифровом формате, например, 01.03.2019. Применение словесно-цифрового формата является не совсем корректным способом заполнения, но на практике работодателей за это не наказывают.
  3. Запись должна производиться аккуратно, шариковый, перьевой либо гелевой ручкой.
  4. В трудовой книжке нельзя указывать каких-либо сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» и так далее.
  5. Все записи в ТК должны нумероваться в пределах соответствующего раздела.

Возникает вопрос: нужно ли нумеровать записи, сделанные в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшое противоречие: инструкция № 69 требует, чтобы такие записи не нумеровались, а в постановлении № 225 сказано, что должны быть пронумерованы все записи. В юридической практике в таком случае применяется правило из того нормативного акта, который имеет большую юридическую силу. В данном случае это постановление № 225. То есть получается, что нумеровать записи о переименовании работодателя все-таки более правильно. То же самое относится к записям об общем стаже при выдаче дубликата трудовой книжки. Однако опять же на практике допустим как вариант с нумерацией спорных записей, так и без нее. Проверяющие органы за это никаких санкций не накладывают.

Кадровиков часто интересует и другой вопрос — может ли организация ставить штамп со своим наименованием в трудовой книжке вместо того, чтобы писать его от руки? Если исходить четко из требований нормативных актов, то применение штампы не совсем корректно. Но на практике это допускается, то есть ПФР принимает такие трудовые книжки у работников без каких-либо вопросов. Важный момент — если вы используете штамп, то ставьте его аккуратно и строго в пределах отведенной графы и строки.

Заполнение титульного листа

Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.

На титульном листе указывается:

  1. ФИО и дата рождения. Указывается в полном соответствии с документом, удостоверяющим его личность. Ошибка хотя бы на одну букву или цифру создаст большие проблемы для работника в будущем. Не исключено, что ему впоследствии придется обращать в суд для признания того факта, что трудовая книжка действительно принадлежит именно ему.
  2. Образование работника. Указывать его нужно строго на основании документов об образовании. Важно учесть, что в 2015 году классификация образования изменилась. Например, сейчас нет такого вида, как среднее профессиональное или высшее профессиональное образование. Для сотрудников с высшим образованием можно указать, какую ступень они окончили, то есть прописать образование «высшее магистратура» или «высшее бакалавриат». Но допустима и формулировка «высшее».
  3. Профессия, специальность работника. Эти сведения также нужно указать из документа об образовании. Бывает, что работник получил образование по направлению подготовки, то есть специальность, профессия либо квалификация ему не присвоена. В таком случае эту строку можно оставлять пустой.
  4. Подпись работника.
  5. Дата заполнения. Бланк ТК предполагает запись этой даты в словесно-цифровом формате, хотя в инструкции написано иное. На практике это проблем не вызывает, поэтому допустимы оба варианта.
  6. Подпись лица, ответственного за ведение ТК. В бланке указано, что подпись должна быть разборчивой, поэтому часто вместо подписи ответственные сотрудники прописывают свою фамилию. Это неверная практика, хотя она и очень распространена. Фамилия сотрудника кадровой службы может быть указана — это не является нарушение, но личная подпись при этом также должна быть.
  7. Если работодатель использует печать, то ее нужно поставить на титульном листе трудовой книжки.

Важно! Поскольку раньше применение печатей было обязательным для всех, то трудовые книжки старых образцов должны быть с печатями. Вместе с тем работодатель не вправе делать выводы о том, что ТК без печати является недействительной.

Мнение о недействительности ТК без печати есть, и его источником является Пенсионный фонд. Органы ПФР зачастую раньше отказывали пенсионерам в принятии книжек без печатей, но суды всегда в таких спорах поддерживают граждан. Судьи говорят о том, что работники не обязаны нести ответственность за ошибки своих работодателей.

Читайте также  Сложно ли открыть ип

Если изменилась фамилия

Выше мы рассказали о том, что вносить исправления на титульном листе трудовой книжки нельзя. Но если у работника произошло изменение какой-то личной информации, например, фамилии, то такие сведения в ТК отразить необходимо. Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии):

  • старая фамилия зачеркивается;
  • новая фамилия указывается рядом;
  • на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается запись о том, что фамилия изменена, а также документ, на основании которого это произошло;
  • тут же ответственный сотрудник (инспектор по кадрам) ставит свою подпись с расшифровкой, а также печать работодателя или отдела кадров.

Часто бывает, что место в строке для указания новый фамилия не остается. Что делать в таком случае? Правила этот вопрос не регламентируют. Но специалисты-практики рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строчки с зачеркнутой фамилией. Однако бывает, что и этого пространства недостаточно. Например, человек меня фамилию несколько раз либо она очень длинная. В таком случае специалисты советуют вшить в трудовую книжку вкладыш. Обычно вкладыши вшивают, когда заканчиваются страницы для указания трудовой деятельности гражданина. Но это можно сделать в случае, если кончилось место на титульном листе.

Вверху титульного листа делается отметка о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера, а сам вкладыш учитывается в книге движения трудовых книжек.

Запись о приеме на работу

При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:

  1. В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
  2. В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
  3. В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
  4. В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
    • отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
    • делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.

Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.

Печатью запись о приеме на работу не заверяется.

Запись о переводе

Переводом считается смена должности, структурного подразделения или направление работника в другую местность вместе с работодателем.

Важное правило: в трудовой книжке отражаются только постоянные переводы. Если работник переводится временно, запись не делается.

Порядок записи при переводе такой:

  1. В графе 1 указывается номер записи.
  2. В графе 2 — число, месяц и год перевода.
  3. В графе 3 указывается, куда и кем сотрудник переведен.
  4. В графе 4 — ссылка на приказ также, как при приеме на работу.

Временный перевод может стать постоянным — условия этого прописаны в статье 72.2 Трудового кодекса. Это бывает, когда срок временного перевода окончился, но прежняя работа сотруднику не предоставлена, а он этого не потребовал и продолжает работать дальше. В этом случаем считается, что условие о временном характере перевода больше не действует. Перевод считается постоянным с даты перевода (то есть задним числом), а значит, его нужно отразить в трудовой книжке.

Как правильно оформить такой перевод? Опять же, правила не регулируют этот вопрос. Но Роструд в частных разъяснения предлагает такую схему:

  1. С работником заключается дополнительное соглашение, в котором указывается, что ранее осуществленный времени перевод является постоянным.
  2. Издается приказ о том, что временный характер перевода отменяется.
  3. В трудовой книжке делается запись о переводе с указанием в качестве основания обоих приказов: первичного, которым сотрудник был временно переведен, а также приказа из пункта 2.

Остается невыясненным один момент, пояснить который проще на примере. Допустим, работник с 1 марта 2018 года получил временный перевод, а 1 марта 2019 года он был признан постоянным. Какой датой делать запись в трудовой книжке? Тут возможны два варианта:

  1. Сделать запись датой признания перевода постоянным, то есть от 01.03.2019. Тогда в графе 3 нужно будет указать: «01.03.2018 переведен. » далее куда и кем.
  2. Сделать запись датой перевода, то есть от 01.03.2018. В этом случае нужно просто указывать, куда и кем сотрудник переведен.

Вне зависимости от того, какой выбирается вариант, в графе 4 должна идти ссылка на оба приказа.

Пример записи при временном переводе, ставшим постоянным

В раздел «Сведения о работе» также вносятся записи:

  • о военной службе — пример оформления на изображении ниже: Рис
  • о совместительстве — по желанию работника на основании его заявления;
  • о курсах повышения квалификации и профессиональной переподготовке. Обычно такие записи делаются, если работник принес в отдел кадров подтверждающие документы.

В следующей части расскажем о том, как в трудовых книжках делать записи об увольнении и исправлять ошибки.

Новая форма трудовой книжки

Несмотря на переход на электронные трудовые книжки, у многих ещё остаются бумажные. С 1 сентября 2021 года для них действуют новые правила заполнения, рассказываем об изменениях.

На кого заводят бумажные трудовые книжки

С 2021 года на сотрудников, которые устраиваются на работу впервые, уже не нужно заводить бумажные трудовые книжки, поэтому их нововведения не касаются. Все сведения о трудовой деятельности таких сотрудников работодатели передают в Пенсионный фонд только в электронном виде.

Бумажные трудовые остались только у работников, которые решили их сохранить и указали это в заявлении. И у тех, кто ещё не определился с выбором и не писал никакого заявления. Их трудовые книжки продолжают действовать в прежнем виде. Если трудовая такого сотрудника будет утеряна или испорчена, нужно оформить новую. Вкладыш заводят, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. До 2023 года заводить новые книжки и вкладыши нужно по действующим формам, а с 1 января 2023 года — по новым.

Изменения в правилах ведения и хранения

Новые правила утверждены Приказом Минтруда № 320н от 19 мая 2021 г. Бланк трудовой нужно применять прежний, а заполнять уже по-новому. Правила действуют с сентября 2021 года. В них уточнено, что можно вписывать сведения о дистанционной работе. Для этого дистанционщик должен передать работодателю трудовую книжку, например, отправить заказным письмом с уведомлением.

Установлен срок выдачи бумажной трудовой работнику, который написал заявление о переходе на электронный формат сведений о работе. Книжку нужно отдать не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Если работник подал такое заявление, а менее чем через три рабочих дня он увольняется, трудовую выдают не позднее дня увольнения.

Добавлены особенности заполнения трудовой при внешнем совместительстве:

  • запись по-прежнему вносят по основному месту работы по желанию работника. Нужен только подтверждающий документ — оригинал или заверенная копия кадрового приказа, справка от работодателя;
  • запись можно сделать у работодателя по совместительству, если сотрудник в этот момент не работает по основному месту;
  • записи могут идти в хронологическом порядке или блоками — одновременно о приёме и об увольнении;
  • запись можно сделать, даже если работа по совместительству была ещё до трудоустройства по основному месту.

Изменены правила записи при увольнении в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю. Теперь нужно ещё указывать наименование организации или ИП, куда переводится работник.

Как заполнять трудовую книжку по новым правилам

Раньше трудовую заполняли только ручкой. С 1 сентября это можно сделать любым способом:

  • вручную световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета;
  • техническими средствами путём переноса красителей — то есть напечатать на принтере или аналогичных устройствах;
  • оттиском штампа или печати с готовым текстом.

Все эти варианты можно комбинировать.

Как заполнить трудовую, если работник отказывается от бумажного варианта и подаёт заявление о переходе на электронный формат:

  • графа 1 — порядковый номер новой записи;
  • графа 2 — дата выдачи на руки бумажной трудовой;
  • графа 3 — запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
  • графа 4 — заявление о переходе на электронную трудовую книжку, дата и номер его регистрации.

Как заполнить трудовую книжку, если временный перевод внутри организации становится постоянным:

  • графа 1 — номер записи;
  • графа 2 — дата, когда работник приступил к обязанностям в связи с временным переводом;
  • графа 3 — наименование структурного подразделения организации, должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;
  • графа 4 — дата и номер приказов (распоряжений), по которым работника перевели временно, а затем постоянно.

При увольнении работника записи о приёме, переводах и увольнении заверяют подписью работодателя или ответственного за трудовые книжки. Печать ставят, если она есть. По старым правилам работника нужно было ознакомить с каждой записью под роспись.

Изменили формулировку записи при переименовании организации. Раньше она выглядела как «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». Теперь немного по-другому:

  • графа 3 — (Старое наименование организации, дата переименования) переименована (новое наименование организации);
  • графа 4 — приказ или другое решение о переименовании, его дата и номер.

Новые книги учёта трудовых книжек и вкладышей

С 1 сентября 2021 года отменены две обязательные для работодателей формы Минтруда:

  • книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей;
  • приходно-расходную книгу по учёту чистых бланков.

Учёт трудовых книжек и вкладышей вести по-прежнему нужно, но теперь можно использовать самостоятельно разработанные формы. Больше не нужно скреплять их сургучной печатью или опломбировать. Книги или журналы учёта должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью работодателя. Печать ставят при её наличии. Уже начатые старые формы книги учёта можно вести, пока они не закончатся.

Что изменится в бланке трудовой книжки и вкладыша с 2023 года

Новая форма трудовой книжки будет действовать с 1 января 2023 г. до 1 сентября 2027 г.

  1. На титульный лист добавлено уточнение, что отчество вписывают при наличии. То же самое с печатью работодателя — ставят, только если она есть.
  2. В разделе «Сведения о работе» теперь 14 разворотов, а в «Сведениях о награждениях» — 7. В прежней форме в каждом было по 10.
  3. В графе 3 «Сведений о работе» добавили, что нужно ссылаться ещё и на часть, а не только на статью и пункт закона.

В форме вкладыша к трудовой книжке те же изменения — уточнено, что отчество и печать нужны, если они есть, в разделах изменено количество разворотов.

Правильность заполнения трудовой книжки

Минтруд РФ приказом от 19.05.2021 № 320н утвердил:

  • новую форму трудовой книжки (приложение № 1) (далее – Новая форма);
  • порядок заполнения этой трудовой книжки (приложение № 2) (далее – Порядок).

Новая форма трудовой книжки и порядок ее заполнения вступят в силу с 01.09.2021 и будут действовать до 01.09.2027.

При этом утрачивает силу Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция № 69).

1. Новая и старая форма: какую применять?

Новая форма трудовой книжки вступает в силу с 01.09.2021. С этой же даты они должны применяться в кадровом учете. Вместе с тем продолжает действовать постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Постановление № 225), которым утверждена старая форма трудовой книжки. Оно включено в Перечень нормативно-правовых актов, на которые не распространяется «регуляторная гильотина». Перечень утвержден постановлением Правительства РФ от 31.12.2020 № 2467. Правила отмены устаревших документов в рамках «регуляторной гильотины» утверждены Федеральным законом от 31.07.2020 № 247-ФЗ.

Это означает, что старые трудовые книжки легитимны и продолжают действовать. Новые трудовые книжки, по нашему мнению, сотрудники могут получить только в виде дубликата, то есть взамен испорченной или утраченной старой трудовой книжки. Это связано с тем, что лицам, которые впервые поступают на работу после 31.12.2020 трудовые книжки оформляются в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Следовательно, в бумажном виде трудовые книжки на таких работников (в т. ч. по новой форме) не оформляются.

Если Постановление № 225 останется действующим, то у работодателей возникнут вопросы, по каким правилам вносить записи с 1 сентября 2021 года в старые трудовые книжки и по каким правилам оформлять вкладыш в трудовую книжку. Разъяснить эти вопросы предстоит Минтруду России.

2. Чем новая форма трудовой книжки отличается от старой?

Новая форма трудовой книжки от старой формы отличается количеством разворотов разделов. Для раздела «Сведения о работе» в новой форме определено 14 разворотов. В старой форме – 10 разворотов. Для раздела «Сведения о награждении» в новой форме определено 7 разворотов. В старой форме было 10 разворотов.

Также изменилось количество разворотов вкладыша в трудовую книжку. Раздел «Сведения о работе» содержит 12 разворотов (в старой форме было 9). Раздел «Сведения о награждениях» вкладыша новой формы включает 5 разворотов (в старой форме – 8).

Кроме того, на титульном листе новой формы уточняется, что печать работодателя ставится на трудовую книжку только при ее наличии. Заметим, что ранее Минтруд России в своих разъяснениях приходил к выводу, что печать на титульном листе трудовой книжки ставится только при наличии ее у работодателя.

3. Что изменится в порядке заполнения новой трудовой книжки.

Новый Порядок ведения трудовой книжки частично включает правила заполнения, перенесенные из Инструкции № 69. Но не все. Например, раздел «II. Заполнение сведений о работнике» включает только правила внесения исправлений и дополнений о работнике (изменение фамилии, дополнительное образование). Некоторые положения Порядка дублируют нормы Постановления № 225.

Рассмотрим наиболее интересные нововведения.

Во-первых, заполнять трудовую книжку можно будет не только от руки, но и с помощью технических средств. Ранее в Инструкции № 69 указывалось, что записи можно делать только ручкой черного, синего или фиолетового цвета. В новом Порядке это сохранено в качестве рекомендации.

При этом по-прежнему не допускается применение сокращений при заполнении трудовой книжки («пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).

Во-вторых, нет больше привязки должности в трудовой книжке к штатному расписанию или квалификационным справочникам. Ранее в п. 3.1 Инструкции № 69 указывалось, что наименование должности (работы, специальности) в трудовую книжку вносится, как правило, в соответствии со штатным расписанием, а если работа в должности связана с предоставлением льгот, то наименование должности должно соответствовать наименованиям в квалификационных справочниках.

Отсутствие этого положения в новом Порядке означает, что с 01.09.2021 работодатель не обязан указывать должность работника в соответствии со штатным расписанием или квалификационными справочниками. Возможно, отсутствие этих норм в новом Порядке компенсирует требование указывать в СЗВ-ТД с 1 июля код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий (ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Это правило установлено п. 2.5.4 Порядка заполнения СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. Следом за СЗВ-ТД в бумажных трудовых книжках работодателям возможно придется указывать наименование должностей в соответствии с указанным классификатором.

В-третьих, урегулирован порядок внесения записи в трудовую книжку, когда временный перевод становится постоянным. В этом случае в трудовой книжке указывается (абз. 6 п. 10 Порядка):

  • в графе 1 раздела «Сведения о работе» – порядковый номер записи;
  • в графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом;
  • в графе 3 – наименование структурного подразделения организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;
  • в графе 4 – дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого работник был временно переведен, и аналогичного документа, который признал перевод постоянным.

В-четвертых, уточнен порядок внесения в трудовую книжку записей о работе по совместительству (п. 11 Порядка). Теперь она может вноситься и в хронологическом порядке, и блоками (одновременно о приеме и об увольнении) после увольнения из каждой организации (на основании соответствующих приказов.

Из буквального толкования содержания п. 11 нового Порядка следует, что:

1) если у сотрудника есть основное место работы, то запись о совместительстве вносит основной работодатель;

2) если на момент необходимости внесения записи физическое лицо не работает, то можно обратиться за записью по месту работы по совместительству;

3) можно внести запись о работе по совместительству, если она была до трудоустройства по основному месту работы.

В-пятых, скорректирована формулировка записи в трудовую книжку при переименовании организации.

Так, с 01.09.2021 запись в графе 3 о переименовании организации будет выглядеть так (п. 13 Порядка):

«Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)».

Сейчас в трудовой книжке о переименовании делается запись:

«Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то».

В-шестых, изменятся правила записи в трудовую книжку об увольнении в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (п. 21 Порядка).

В графе 3 раздела «Сведения о работе» наряду с указанием на порядок перевода (по просьбе работника или с его согласия, что указываются и сейчас в соответствии с Инструкцией № 69) добавится наименование организации или ИП, куда переводится работник.

Работодатель, увольняющий работника в порядке перевода, может получить сведения о будущем работодателе из письма-просьбы о переводе работника к новому работодателю. Подробнее об увольнении работника в порядке перевода см. Справочник кадровика.

В-седьмых, работодатель сможет самостоятельно разрабатывать книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек. Эти книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).

Сейчас для регистрации выданных бланков трудовых книжек применяется книга учета бланков, форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Несмотря на то что этот документ утрачивает силу с 01.09.2021, работодатель может продолжать вести уже начатые им книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей в нее и приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и ее вкладышей. К такому же мнению пришли и чиновники Роструда в консультации.

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

  • десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
  • рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
  • ваш e-mail не передается третьим лицам;

Порядок ведения и хранения трудовых книжек – что изменилось?

Автор: Панина Д. Ю., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приложение 2 к Приказу Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н) (далее – Порядок) вступает в силу с 01.09.2021. Также скорректирована форма трудовой книжки (Приложение 1 к Приказу № 320н). Представляем вашему вниманию обзор наиболее значимых изменений.

Представляем вашему вниманию обзор наиболее значимых изменений.

Приказ № 320н, утвердивший Порядок, отменяет с 01.09.2021 следующие документы:

Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50;

Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69;

Приказ Минтруда РФ от 31.10.2016 № 588н, внесший изменения в Инструкцию по заполнению трудовых книжек.

Однако обратите внимание на то, что Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей – далее Правила) Приказом № 320н не отменено. Более того, данный документ включен в перечень НПА, на которые не распространяется требование об отмене с 01.01.2021, установленное Федеральным законом от 31.07.2020 № 247-ФЗ. Соблюдение обязательных требований, содержащихся в этом документе, оценивается при осуществлении государственного контроля (надзора), а игнорирование этих требований может стать основанием для привлечения к административной ответственности (Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 № 2467).

Форма трудовой книжки

В новой форме трудовой книжки меньше разворотов, где отражаются сведения о награждении, но больше разворотов, куда вносятся сведения о работе. Как изменилась структура трудовой книжки (вкладыша) – покажем в таблице.

Содержание

Было (развороты)

Стало (развороты)

Сведения о награждении (трудовая книжка)

Сведения о работе (вкладыш)

Сведения о награждении (вкладыш)

Порядок ведения трудовой книжки

Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.

Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).

Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).

В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).

А вот запись о незаконченном образовании соответствующего уровня вноситься не будет – информации об этом в Порядке нет.

Все записи о поступлении на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях работодатель должен вносить в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с момента события, а об увольнении – в день увольнения. Записи производятся на основании изданного до того приказа (о приеме, переводе, награждении и пр.) или документа о получении квалификации и должны точно соответствовать тексту этого приказа, документа (п. 9 Порядка).

К сведению: информацию о взысканиях в трудовую книжку вносить нельзя, это противоречит ч. 4 ст. 66 ТК РФ.

Пункт 11 Порядка регламентирует особенность заполнения «трудовика» совместителя. По желанию такого работника запись в документ сведений о работе по совместительству может производиться по месту основной работы – при условии, что будет предоставлен документ, подтверждающий работу по совместительству.

Если нужно внести запись о работе по совместительству и работник при этом не осуществляет трудовую деятельность, для внесения такой записи он может обратиться к работодателю, у которого он трудился по совместительству.

Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении работодатель может вносить в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о расторжении данного трудового договора.

Если работник трудился по совместительству на другом месте до того, как устроился на постоянную работу, то последний работодатель может внести запись об этом в трудовую книжку данного работника.

То есть «постоянный» работодатель имеет право делать записи о совместительстве в трудовую книжку штатного работника – при условии, что тот предоставил подтверждающие документы. Но и работодатель по месту совместительства вправе внести в «трудовик» соответствующую информацию.

Обращаем ваше внимание на п. 14 Порядка, регламентирующий ведение так называемых служебных трудовых книжек. Так, записи о профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы с учетом положений соответствующих федеральных законов, иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения службы.

Сведения о трудовой деятельности, за исключением сведений, составляющих государственную тайну, вносятся при увольнении со службы, если ведение (выдача) трудовых книжек предусмотрено соответствующими федеральными законами.

Уменьшилось количество «наградных» разворотов, зато тематика сведений о награждении (поощрении) за трудовые заслуги конкретизирована. В трудовую книжку вносится информация о награждении: государственными наградами, в том числе о присвоении почетных званий; наградами Президента РФ и Правительства РФ, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов; почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями, – а также о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (п. 25 Порядка).

Порядок также разъясняет ситуацию, когда организация была переименована, а запись об этом в трудовой книжке оказалась с ошибкой.

Итак, если запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки по месту работы, где была совершена ошибка. В этот дубликат переносятся все записи, за исключением неверной, а неточность заменяется правильной формулировкой.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление делает ее правопреемник, а если организация ликвидирована – то ситуацию исправляет работодатель по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку, на основании соответствующего документа (п. 30 Порядка).

Порядок выдачи трудовой книжки

При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.

Порядок хранения трудовых книжек

Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.

Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.

При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).

Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.

Как правильно заполнять трудовую книжку

Разбираемся в записях трудовой книжки, как в ней делать записи и к чему приводят ошибки

Трудовая книжка в коммерческом процессе каждой фирмы или ИП, который является работодателем — вещь неотъемлемая, прописанная на законодательном уровне. Каждому сотруднику, проработавшему хотя бы пять дней такую книжку нужно оформлять. И не имеет значения, по какому принципу идёт наём сотрудника — будь он штатным, будь он временным или сезонным, всё равно нужна будет трудовая.

Не попадают под эти правила лишь те, кто устраивается по гражданско-правовому договору.

А в том случае, если для человека это будет первое место занятости, и книжки у него не было, работодатель должен взять пустой бланк и заполнить его при сотруднике после семи дней его работы.

Но обо всём по порядку.

Законодательная база

Такой документ как трудовая имеет одну основную цель — отображать и подтверждать имеющийся у человека трудовой стаж. Поэтому она обязательная для каждого работающего человека.

Также во время назначения пенсии в пенсионном фонде её нужно предъявлять вместе с остальными документами.

Итак, какие законодательные акты и предписания регламентируют обращение работодателя с этим важным документом:

  1. ТК РФ.
  2. Постановление правительства РФ №255 от 16.04.2003, где прописаны нормативы её ведения.
  3. Приказ Министерства труда № 69 от10.10.2003, где содержится инструктаж.

Также каждому важно знать следующие моменты:

  • Трудовая будет храниться (а работодатель соответственно обеспечивать хранение) весь период работы сотрудника — от поступления на должность, до увольнения.
  • Ошибка в составлении записи об увольнении работника в трудовой книжке может стать причиной проблем при последующем устройстве на работу.
  • Тот работодатель, кто принимает человека на должность впервые (если до этого книжки у работника не было) несёт ответственность за то, как в трудовой будет заполнена первая страница.

Кто заполняет трудовую книжку, ведёт и хранит

Обозначим главный тезис — вся ответственность за то, как будет храниться, вестись и заполняться трудовая книжка работника лежит на работодателе.

Другое дело, то, что личным приказом или поручением руководитель может назначить ответственного внутри своей фирмы. То дать конкретному работнику полномочия и делегировать свои обязанности.

Тот же сотрудник, назначенный руководителем и получит полномочия, получает право подписывать документ.

Получается ответственность лежит и на начальнике, и на назначенном им работнике.

Примечание: приказ о назначении ответственного лица также будет объектом внимания во время проверки со стороны государственных органов.

Правила по которым заполняется трудовая книжка

Первый шаг — оформление титульного листа. Какие указываются на титульной странице:

  • Паспортные данные.
  • Полученное образование.
  • Специальность (образовательная информация берётся из документов, которые предоставляет работник при устройстве на должность).
  • Дата заполнения.
  • Подписи сторон.
  • Печать фирмы.

Второй этап — иформация о приёме на должность.

Заполнение проводится одним цветом чернил, и не важно — синим, либо же чёрным (можно даже фиолетовым).

Все данные записываются в полноценном объёме. Сокращать нельзя.

Обязательным требованием считается заполнение страниц с информацией о фирме. Также нельзя забывать ставить число заполнения и номера записей.

Третий этап — сотрудник, несущий обязанности по заполнению, создаёт записи о достижениях принимаемого на должность. Речь идёт о званиях и наградах, которые должны быть подтверждены документально — приказом, дипломом, либо иной бумагой. Отмечается, за что присвоена заслуга, и кто производил награждение.

Важно! В трудовой книжке не содержатся данные денежных поощрениях.

Как заполнить страницу сведений о сотруднике в трудовой книжке. Пример.

  • Записываем ФИО работника, его дату рождения. Все сведения, включая даты, записываются без сокращений. Основанием служит паспорт.
  • Записываем данные об образовании сотрудника. Делается запись исключительно в случае предоставления человеком документов — диплома об образовании, аттестата или иной бумаги.
  • Когда сотрудник предоставляет бумаги, подтверждающие незавершённый процесс образования, также можно сделать на их основе запись в трудовой.
  • Когда речь идёт об информации о профессиональном опыте сотрудника, или его специальности, переписывайте полностью с тех документов, которые он предоставил, ничего не меняя. Даже если речь идёт о дополнительных курсах улучшения квалификационных навыков.
  • После всех перечисленных шагов, нужно ознакомить работника с заполнением, чтобы он проверил записи на ошибки и поставил собственную подпись. Подпись сотрудника приравнивается к его согласию с данными трудовой. Последним шагом будет — поставить печать фирмы.

Как заполнить страницу сведений о работе в трудовой книжке. Пример.

В этом разделе ставится полное наименование фирмы, которая принимает на работу сотрудника. Если у фирмы есть сокращённое название, также записываем и его.

Далее ответственным работником прописывается факт принятия человека на работу. Необходимо указать также подразделение или отдел, в который поступает на должность новый сотрудник. И обязательно указываем его должность в полном наименовании.

После этого вносим данные о документе, который может подтвердить приём сотрудника на должность. Конкретно — дата и номер документа, название.

В случае, если работник совмещает работу или должности, эту запись также можно внести в книгу, но не обязательно. И опять же, если вносите, должен иметься документ, это подтверждающий. Чтобы оформить всё верно — пишем порядковый номер записи, саму запись о том, что работник назначается совместителем. Потом прописываем название структуры, профессии и данные о квалификации.

Особенности заполнения трудовой книжки в разных ситуациях

Когда заполняется дубликат

Повторный экземпляр книжки заполняется тогда, когда документ либо потерян, либо пришёл в негодное состояние. Ещё один вариант — когда одна из записей признаётся не действительной. Это могут быть данные о зачислении на работу, увольнении, восстановлении и т.д.

Если вы оформляете дубликат трудовой книжки, нужно на титульном листе об этом сделать приписку. Ставится она в верхнем правом уголке.

Если первичный документ всё-таки будет найден, в него также вносится запись. Она будет гласить: «Взамен выдан дубликат». Также записывается серия с номером второй книжки.

Также в дубликат книжки вписывается непрерывный стаж сотрудника до конкретной организации в общем подсчёте — имеется ввиду общее количество лет, месяцев и дней. Но опять же требуются документы. Однако не требуется указывать ни фирмы, ни периоды занятости на их должностях.

Следующий шаг в этой главе — записать информацию о поощрениях, которые были отображены в первой книжке по местам прошлых занятостей.

После всего этого делается градация общего стажа на конкретные периоды с названиями компаний, на чьих должностях числился работник.

Копия трудовой книжки

Ксерокопируют стандартно те страницы трудовой книжки, где располагается информация. Качество снимаемых копий должно быть приемлемым — не меняйте масштаб и лучше не распечатывайте скан.

Заверка копий остаётся за кадровиками.

Помимо вышеперечисленного на самой копии нужно поставить порядковый номер страницы, надпись «работает по настоящее время», дату заверки и ФИО того сотрудника, который осуществлял заверение.

Внизу страницы копии ставится подпись «копия верна» и ФИО заверщика с личной подписью. Подобные записи должны быть на каждой откопированной странице.

Что касается «ипешников», то их статус как работодателя обязывает оформлять на себя печать. А как мы знаем, печать для ИП — вещь обязательная только в некоторых случаях. Заполнение трудовой книжки — как раз один из таких.

Что нужно предоставлять водителям, чтобы оформить трудовую книжку

  1. Паспорт
  2. СНИЛС
  3. Прошлую трудовую.
  4. Военный.
  5. Водительское удостоверение.
  6. Документы, подтверждающие образование.

Помимо вышеперечисленных документов, вам потребуется иметь на руках справку по медосмотру. Требуется она для того, чтобы можно было обозначить медицинские противопоказания к работе. Но в трудовой такие записи не делаются. По процессам заполнения всё делается также.

Как вносить изменения в трудовую книжку

Естественно, от ошибок никто не застрахован, особенно учитывая, что трудовая заполняется вручную.

В случае, когда ошибка выявляется при заполнении новой книжки (с нуля), то исправления не допускаются. Книжка просто уничтожается, а параллельно составляется акт о том, что документ уничтожается.

А вот в случае, если ошибка выявляется уже при последующих заполнениях, то единственный способ её исправить — обращение в суд. Это делается, чтобы было вынесено постановление, что книжка принадлежит именно данному человеку. Так делают, когда неточности находятся в записи ФИО или иных личных данных сотрудника. На основе этого постановления создаётся следующая запись в книжке.

Аннулировать запись

Если же неточность допускается в других данных, не относящихся к личным, можно запись зачеркнуть, сделать новую и подписать её на основе нужных бумаг.

НО! В информации о работе зачёркивать нельзя.

Если ошибка именно в этом разделе, то потребуется сделать запись о том, что предыдущая — ошибочна, и что её нужно считать недействительной. Далее уже делается нужная запись. Порядковый номер также обновляется.

Если же неверным признаётся информация об увольнении работника, то:

Можно создать новую отметку о приёме на работу, а после неё сделать запись о том, что та — недействительна.

Можно написать, что запись неверная, а сотрудник отдела кадров напишет новую причину увольнения. (То есть в зависимости от того, почему данные об увольнении работника должны быть признаны недействительными).

Возможно вас заинтересует следующий материал: «Среднесписочная численность ИП без наёмных работников», «Выплаты при сокращении работника 2017: пример расчёта».

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: