Как составлять служебную записку - STROYALT.RU

Как составлять служебную записку

Записки

Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями. Отличается вспомогательным характером. Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные. Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними. Рассмотрим основные виды бумаг.

Служебная записка

Служебная записка – это документ информационного характера, нужное для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений. Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от оповещений от деятельности организации до уведомлений о ЧП, жалоб.

Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании. Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно. На основании записок могут оформляться распоряжения.

Функции

Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:

  • Оперативное уведомление руководителей о появившейся проблеме.
  • Поиск пути решений проблемы.
  • Согласование предстоящей работы.
  • Запрос необходимых сведений.
  • Формирование инструкций.
  • Извещение о чем-либо.
  • Объяснение той или иной вещи.
  • Согласование с сотрудниками или руководителями.

СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения. Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом. К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству.

Докладные записки

Основное отличие докладных записок – их получатель. Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы. Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы. Составляются они для информирования руководства о чем-либо. К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы. Докладная записка наделяется юридической силой.

Обычно документ носит информационный или отчетный характер. Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП.

Разновидности

Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:

  • Инициативные. Содержат какую-либо инициативу. Служат побуждением для принятия какого-либо решения.
  • Отчетные. Необходимы для уведомления о завершении работы, выполнении распоряжений.
  • Информирующие. Документ содержит сведения о деталях работы, об их итогах.

Записки также могут быть внешними и внутренними. Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы.

Правила составления

Докладная – это документ, наделяемый юридической силой. А потому к нему предъявляются повышенные требования:

  • Для оформления записки потребуется фирменный бланк компании.
  • Записку нужно зарегистрировать, присвоить ему определенный регистрационный номер.
  • Если у записки внешний получатель, она обычно подписывается руководителем компании.
  • ДЗ может сопровождаться другими документами. В этом случае нужно включить в записку перечень этих документов.

Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления.

Разница между разными видами записок

Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:

  • Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
  • СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
  • СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.
  • СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.

Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:

  • Факт правонарушения.
  • Причины этого нарушения.

Документ составляется при следующих обстоятельствах:

  • Нарушение трудовой дисциплины.
  • Внештатная ситуация на производстве.
  • Материальный ущерб со стороны сотрудника.

Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Для чего составляют

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»

05.04.2019 № 4 г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Письмо об отзыве из отпуска

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Читайте также  Сколько беременная должна работать

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Инструкция: составляем служебную записку

Служебная записка — это внутренний документ учреждения, цель которого — донести до руководства и других сотрудников важную информацию и побудить к принятию определенных решений. Это способствует усовершенствованию процесса управления ресурсами организации, эффективности ее работы.

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

  1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
  2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
  3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

  1. Сотрудник создает служебку.
  2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
  3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
  4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
  5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора сост авляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

«02» сентября 2020 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

  1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
  2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
  3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

«02» сентября 2020 г.

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

Преподаватель верховой езды

Как и сколько хранить

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Образец написания служебной записки с примерами

Служебная записка — вид деловой корреспонденции более популярна на больших производствах, где много подразделений, соответственно огромное количество работников. Смысл в том, что этот документ служит некой коммуникацией в системе контроля работы организации. В маленьких фирмах он чаще всего является докладной о каких-то событиях, на которые требуется реакция руководства.

Что такое служебная записка

Служебная записка образец – форма внутреннего документооборота компании, что призвана передать информацию от одного подразделения или сотрудника к другому с целью быстрого разрешения производственных конфликтов или усовершенствования рабочих процессов.

Данный документ позволяет в сжатые сроки проинформировать руководство о появлении некой проблемы или ситуации, внести предложение об их разрешении. Помимо этого, он ответственность работника в ситуации с решением рабочих моментов.

Кто составляет служебную записку

Как писать образец служебной записки, должен знать каждый работник предприятия. Ее составляют руководителям, возможно также на имя других работников в рамках их компетентности. То есть, если даже рядовой подчиненный может быть задействован в решении возникшей ситуации, согласно которой составлен документ, то письмо адресуется ему.

Виды служебных записок

Письма касательно рабочих вопросов бывают разного характера, а также имеют разную цель. Поэтому видов таких документов очень много. Согласно виду можно понять, как пишется образец служебной записки.

Основные из них:

  • Запрос о предоставлении информации;
  • Докладная о нарушениях при исполнении должностных обязанностей;
  • О направлении в командировку;
  • О выплате премий.

Важно: указанный вид документа составляется по всевозможным рабочим процессам либо вопросам.

Как правильно пишется служебная записка

Самое главное, документ должен быть краток. Только факты: суть ситуации, пути ее разрешения. Примечательно, что текст образца служебной записки – это всего лишь 5-7 строчек.

Никакой унифицированной согласованной формы для правильного написания документа не существует. Ее пишут абсолютно в свободном варианте.

Правильность оформления образца служебной записки состоит в том, чтобы донести суть возникшего вопроса до компетентных специалистов для дальнейшего ее решения. Такая докладная еще и показывает, что работник, написавший ее, смог заметить сложности, тем самым продемонстрировав себя очень ответственным работником. При конфликтах либо спорах внутри предприятия правильно составленный документ поможет определить виновников.

Читайте также  Узнать по инн фамилию

Также такие письма часто сопровождают расходную деятельность предприятия: при покупке техники, оплате транспорта, начислении премиальных. Поскольку речь идет о деньгах фирмы, докладные необходимо беречь по примеру других документов первичной важности. Они могут понадобиться при проверке налоговиками.

Строгой формы, как писать образец служебных записок, нет. Каждый пишет ее согласно своему усмотрению. Но фирма может подготовить свой шаблон. Подпись того, кто пишет, на ней обязательна. Сам же документ можно составить от руки, либо напечатать. Пишется документ в одном экземпляре, но копии делать никто не запрещает.

Основные требования к написанию документа: наименование фирмы, дата, должность, ФИО автора с адресатом.

Инструкция по написанию служебной записки

Образец служебной записки пишется согласно стандартной структуре. Заполняется шапка, содержание, концовка документа.

Стандартная инструкция, как правильно написать образец служебной записки, выглядит так:

  • Вверху слева пишем, кому адресован документ, от кого (важно указать полное название фирмы, ФИО работников);
  • Справа пишем название документа, потом дату, далее внутренний номер, а также место регистрации предприятия;
  • В заглавии коротко описываем ситуацию – чаще всего начинаем образец служебной записки со слов «довожу до вашего сведения»;
  • Далее нужно изложить суть со всеми подробностями, фактами и причастными к ситуации;
  • Предлагаем методы решения;
  • Подписываем документ, если есть необходимость передаем для этого же начальнику подразделения.

Бланки для скачивания

Сейчас повсюду действует электронный документооборот, ее вполне можно оформить в электронном формате, чтобы отослать по e-mail.

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Для чего составляют

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»

05.04.2019 № 4 г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Письмо об отзыве из отпуска

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом , обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Читайте также  Как восстановить паспорт без документов

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Служебная записка. Примеры, образцы

Внутренняя документация обычно вызывает больше всего вопросов и недоумения, поскольку официально не регламентируется законодательными актами. В различных сферах деятельности могут действовать отличающиеся правила для написания служебных, докладных, объяснительных записок. Служебная записка является одной из самых распространенных форм внутренней деловой корреспонденции. Чем она отличается от других внутренних документов, какие элементы для нее обязательны или могут варьироваться, в каких случаях она может оказаться необходимой, мы постараемся разъяснить в этой статье. Также будут приведены образцы написания служебных записок, составленных для различных целей.

Служебная записка: суть документа

Служебная записка представляет собой одну из форм письменной коммуникации внутри организации. Специфическим отличием этого вида корреспонденции является «горизонтальная» направленность – общение осуществляется между сотрудниками, не связанными отношениями подчинения, то есть равными по служебному статусу.

СПРАВКА! Если записка направлена вышестоящему по должности сотруднику, она будет именоваться не служебной, а докладной.

Этот документ относится к информационно-справочным, то есть заключает в себе освещение того или иного вопроса, который отправитель не может разрешить без получателя (другого сотрудника либо подразделения фирмы). В некоторых случаях задача может быть чисто информационной: получатель ставится в известность о тех или иных фактах.

Цель служебной записки

Главная цель, которую преследует любая внутренняя корреспонденция – оперативное управление, то есть наиболее быстрое и эффективное решение любых возникших вопросов и/или проблем. Особенности служебной записки в том, что она призвана:

  • инициировать принятие какого-либо решения;
  • донести до сведения получателя определенную информацию;
  • отчитаться по определенным пунктам, возможно, поднимавшимся ранее;
  • ответить на заданный в предыдущей служебной записке вопрос (при этом нужно указать номер исходной записки).

Что обязательно есть в служебной записке, а чего быть не может

Поскольку служебная записка – вспомогательный документ, она не регламентируется обязательными правилами и нормами, изложенными в ОКУД или других нормативных актах. При ее написании удобно принимать во внимание правила РФ «Унифицированные системы документации» ГОСТ Р 6.30-2003 г.

К СВЕДЕНИЮ! Руководителям рекомендуется разработать собственную инструкцию по оформлению внутренней корреспонденции, создать унифицированный бланк или шаблон и закрепить эти указания соответствующим приказом.

Обязательные реквизиты служебной записки во многом сходны с теми, что необходимы в любом деловом документе.

  1. Сведения о подразделении, направившем служебную записку.
  2. Наименование подразделения, куда направляется документ.
  3. ФИО и должность непосредственного получателя.
  4. Название корреспонденции (в данном случае «служебная записка»).
  5. Заголовок или тема записки, в которой коротко раскрывается ее предмет.
  6. «Тело» документа – непосредственное изложение ситуации, информации, просьбы, варианты решения, предложения по решению вопроса и т.п.
  7. Дата и номер служебной записки.
  8. Должность отправителя записки, его ФИО, подпись.

Возможные дополнительные элементы могут предусматривать:

  • визы других лиц, заинтересованных в разрешении ситуации;
  • приложения (в тексте записки должна быть ссылка на их наличие).

В служебных записках исключены:

  • распоряжения;
  • приказы;
  • грифы «утверждаю», «разрешаю» и т.п.

Обоснованием такого ограничения является равнозначность статуса адресата и отправителя. Тем не менее, служебная записка, не являясь прямым распоряжением, может стать основанием для важных управленческих решений, что может выразиться и в издании приказа.

Оформление

К служебным запискам применимы требования к оформлению, действительные для всей документации в данной организации. Удобно, когда они закреплены в локальных нормативных актах. Обычно они соответствуют общепринятым нормам делопроизводства:

  • бумага формата А4;
  • печатный шрифт TimesNewRoman 12 с полуторным интервалом;
  • формат даты «дд.мм.гг»;
  • расположение «шапки» по центру страницы или по левому краю;
  • отсутствие сложных речевых оборотов, лишних словесных конструкций, эмоциональных моментов.

Служебная записка онлайн

Если организация имеет в достаточной степени компьютеризированный документооборот, то служебные записки могут пересылаться не в бумажном, а в электронном виде. Иногда это даже проще и удобнее, ведь бумажный носитель может быть утерян или испорчен, а электронный текст надежно сохраняется в памяти компьютера. При направлении текста служебной записки по Интернету стоит учитывать несколько дополнительных моментов.

  1. Бланки, шаблоны и образцы записок могут быть созданы, утверждены руководством и сохранены в отдельном файле или папке, доступной любому пользователю локальной сети.
  2. Адресат указывается не в тексте «шапки» служебной записки, а в строке «Адрес» либо «Тема», если электронный ресурс общий.
  3. Подпись может вставляться в текст записки автоматически, что экономит время составителя.
  4. Рекомендуется всегда запрашивать уведомление о прочтении электронного письма: это послужит дополнительным подтверждением получения служебной записки, а также ее своевременного отправления.

Служебная записка вместо командировочных документов

После того, как Постановлением Правительства РФ № 1595, вступившим в силу 08.01. 2015 г., отменены командировочные удостоверения, служебное задание и отчет о выполненных в процессе командировки задачах, служебная записка является важным документом, помогающим подтвердить использование командировочного времени и ресурсов. Если руководство не прописало такого требования в локальном акте, то использование в этой цели служебной записки не является обязательным. Тем не менее, такой документ может быть единственным подтверждением факта поездки и использования сотрудником транспортного средства той или иной формы собственности. Если сотрудник отправляется в поездку не на общественном, а на личном, арендованном или служебном транспорте, служебную записку у него, вероятнее всего, обязательно потребуют по возвращении из командировки. Она станет основой для вычисления суточных, которые предстоит выплатить вернувшемуся сотруднику, а также подтвердит понесенные им расходы на питание, проживание и обслуживание транспортного средства.

Содержание «командировочной» служебной записки

В свободной форме сотрудник предоставляет следующую информацию о своей командировке:

  • дата отъезда и возвращения;
  • цель поездки или ссылка на приказ о командировке;
  • сведения о транспортном средстве (название, модель, марка, регистрационный номер);
  • описание приложений – путевого листа, кассовых чеков, документов на проживание, заправку авто и т.п.

Документ подается сначала в бухгалтерию организации, а затем – на визирование руководству.

Зачем писать, если можно сказать?

Некоторые сотрудники считают составление служебных записок обычной формальностью, а время, потраченное на их составление, использованным впустую. Но во многих ситуациях служебная записка может оказаться не просто наиболее эффективным средством решения возникшей проблемы, но и абсолютно незаменимым звеном в цепочке необходимых доказательств. Это происходит тогда, когда доведенную до сведения определенного лица информацию нужно задокументировать. Такая надобность может возникнуть при следующих ситуациях.

  1. Фирма имеет много структурных подразделений, и устное решение вопроса может быть сопряжено с большей затратой времени, чем направление служебной корреспонденции.
  2. Записка является прямым подтверждением своевременности передачи важной информации.
  3. Документальная форма передачи информации снимает часть ответственности с отправителя.
  4. Подтверждение времени командировки и использования для поездки личного транспорта сотрудника.
  5. Служебная переписка подтверждает определенные действия компании, например, обосновывает расходы перед налоговой (в спорных случаях).

НАПРИМЕР. Налоговая насчитала компании штраф за неуплату налога на материальный актив (рекламные материалы). На основании служебных записок отдела рекламы было установлено, что данные материалы (в записках они перечислены) использовались меньше одного года, а значит, не могут быть отнесены к материальным активам.

Примеры написания служебных записок

Командировочная служебная записка

Генеральному директору ООО «Климатконтрольтех»
Нерубасскому Сергею Николаевичу
от Тюльпанова Александра Львовича,
занимающего должность менеджера
по обслуживанию оборудования отдела сервиса

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о командировке в г. Тулу.

Довожу до Вашего сведения, что в соответствии с приказом № 27 от 10.09.2016 г. 11 сентября 2016 года я отбыл в командировку из г. Москвы в г. Тулу на личном легковом автомобиле (Skoda Octavia, государственный регистрационный номер А869АВ 267 RUS). Обратно в г. Москву я вернулся 16 сентября 2016 года в 19:00.
Фактический срок моей командировки составил 6 календарных дней.
Прилагаю следующие подтверждения путевых издержек:
– Путевой лист от 11.09.2016 г. на 1 печатном листе.
– Копии кассовых чеков АЗС «Роснефть» от 11.09.2016 г. (трасса Москва-Тула) и от 16.09.2016 г. (г. Тула).
– Квитанция гостиницы «Профит» от 16.09.2016 г.

Менеджер по обслуживанию оборудования сервисного отдела Тюльпанов А.Л. Тюльпанов (подпись) 17.09.2016 г.

Служебная записка о выдаче продукции

Отдел трейд-маркетинга
Пионтковская Регина Семеновна, начальник отдела
Начальнику отдела продаж
ООО «Миракль»
Ветрову Сергею Афанасьевичу

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
№ 11-ЦН от 23.08.2016
о выдаче продукции.

Прошу Вас провести согласование проведения акции по ТМ «Фрутоняня», имеющей целью увеличение розничных продаж соков данной торговой марки и рост дистрибуции.
Акция планируется к проведению в период с октября по ноябрь 2016 года в г. Рязани и г. Владимире на базе розничных торговых точек. Механизм акции предусматривает дополнительный подарок в виде 1 пачки сока ТМ «Фрутоняня» при покупке более 3 упаковок. Призовой фонд планируется распределить следующим образом:
– г. Рязань – 500 пачек по 200 мл;
– г. Владимир – 350 пачек по 200 мл.

Остаток продукции, не принявший участия в акции, должен быть возвращен на склад. Руководитель отдела трейд-маркетинга Пионтковская Р.С.Пионтковская (подпись) 23.08.2016 г.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: